«1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси» оперативно управляет фармацевтическим производством и обеспечивает высокое качество продукции «НПК БИОТЕСТ»

ООО "НПК Биотест" – одна из первых частных фармацевтических компаний Республики Беларусь.  Предприятие создано в 1990 году в г. Гродно группой сотрудников Института биохимии НАН. Основное направление деятельности – производство лекарственных средств и биологически активных добавок, фиточаев и травяных чаев из экологически чистого растительного сырья. Еще одно направление деятельности – дистрибуция изделий медназначения. Продукция реализуется через крупные аптечные сети, дистрибьюторские компании-резиденты Республики Беларусь и собственную сеть аптек в г. Гродно и г. Волковыске. Кроме того, ООО "НПК Биотест" активно развивает контрактное производство совместно с одним из крупнейших европейских производителей лекарственных средств – фармацевтическим предприятием АО "OlainFarm". В 2016 г. ООО "НПК Биотест" вошло в холдинг АО "OlainFarm" и запустила новую производственную линию.

В ассортименте компании – более 65 наименований лекарственных средств, 24 вида биологически активных добавок и 30 наименований чайных напитков. Производство одной серии продукции может длиться несколько месяцев (с учетом итоговых лабораторных испытаний) и проходит в 6-9 этапов, например: маркировка, фасовка, упаковка и целофанирование, списание потерь, промежуточный и конечный контроль, итоговые лабораторные испытания и выпуск. Ежемесячно "НПК Биотест" получает заказы на 100 000 – 150 000 единиц продукции.  

Ранее для регламентированного учета, управления складом и розничной торговлей в компании использовались устаревшие и не связанные между собой информационные системы. Управление закупками, продажами и производством не было автоматизировано. Для расчета себестоимости использовались электронные таблицы. Было сложно планировать работу производственных подразделений, контролировать расход и остатки сырья, загрузку оборудования и выпуск продукции. Много времени уходило на получение данных, необходимых для формирования отпускных цен и расчета рентабельности.

Предприятию была необходима новая информационная система, которая помогла бы ускорить обработку и выполнение заказов клиентов, усилить контроль за всеми этапами рабочего процесса от закупки сырья и производства полуфабрикатов – до выпуска и продажи готовой продукции. Требовалось организовать точный учет затрат и расчет себестоимости каждой партии продукции с учетом стоимости сырья и архивных образцов, расходов лаборатории и других параметров. Кроме того, необходимо было обеспечить быструю подготовку товаросопроводительных документов в соответствии с отраслевыми требованиями и ускорить формирование отчетности для руководства.

Для решения поставленных задач была выбрана система "1С:ERP Управление предприятием 2 для Беларуси". Партнером по внедрению стала компания ООО "СофтСервис".

В ходе проекта, который длился 2 года и 11 месяцев, было проведено предпроектное обследование и моделирование ключевых процессов в новой системе. Выполнена адаптация типовой локализованной конфигурации к отраслевым особенностям предприятия. В частности, реализованы: автоматический расчёт цены "РОЦ" (расчетно-отпускная цена) и установка цен, зависящих от РОЦ, с учетом предельным размеров торговых надбавок, регламентированных Указом Президента Республики Беларусь от 21 июня 2016 г. N 228. Настроено формирование ведомственных и статистических печатных форм и отчётов. Разработан функционал для распределения дополнительных расходов при отражении списания архивных и лабораторных образцов на себестоимость продукции. Реализованы обработки для загрузки начальных данных, выполнен перенос данных из старых программ.

Ключевые результаты проекта:

• Новая система объединила работу административных, производственных, оптовых и розничных торговых подразделений компании. В системе в онлайн-режиме отражается вся информация о закупках (в том числе по импорту), оптовых и розничных продажах, банковских, кассовых, производственных и складских операциях. Руководство получило возможность контролировать работу подразделений в режиме реального времени.
• Организовано оперативное управление производством. Усилен контроль за качеством готовой продукции. На каждом этапе производства в системе фиксируются данные о сериях использованного сырья, исполнителях, показаниях лабораторных испытаний. В соответствии с требованиями Постановления Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 15.11.2019 № 1360 "О вопросах организации работы контрольно-аналитических лабораторий по проведению контроля качества лекарственных средств" организовано хранение контрольных образцов каждой партии выпущенной продукции в течение нескольких лет. В любой момент времени в системе можно быстро получить точную информацию о процессе изготовления каждой конкретной партии, использованном при ее производстве сырье, проведенных лабораторных испытаниях.
• Расчет себестоимости продукции занимает в 2,5 раза меньше времени, т.к. все данные теперь фиксируются в одной системе, а расчеты автоматизированы. Реализован оперативный расчет предварительной себестоимости продукции, произведённой из импортных товаров, с учетом стоимости закупки, а также всех дополнительных расходов по приобретению товара и таможенных расходов для получения расчетных отпускных цен (РОЦ). Организован детальный учет затрат лаборатории и распределение этих затрат на конкретные серии выпуска продукции. Появилась возможность получать информацию о себестоимости и рентабельности продаж каждого наименования, а не только по группам продукции.
• В системе реализованы алгоритмы формирования расчетных отпускных цен на продукцию с учетом требований законодательства Республики Беларусь. На основании расчетных отпускных цен автоматически формируются отпускные цены на импортные товары и прейскурантные оптовые цены. Расчет этих видов цен является сложным, так как необходимо учитывать все расходы по каждой серии конкретных закупаемых товаров, алгоритмы применения наценок и ограничения размера наценок. Автоматизация этого процесса существенно экономит время сотрудников отдела продаж и исключает ошибки в расчетах.

Кроме того:

• Унифицирована методология ведения регламентированного и управленческого учета. Это упростило и ускорило подготовку аналитических отчетов для руководства о выпуске продукции, производственных затратах и структуре себестоимости, дебиторской и кредиторской задолженностях, валовой прибыли и финансовом результате. Отчетность формируется на 20% быстрее.
• Реализован обмен с отраслевой учетной системой для розничной торговли на платформе "1С:Предприятие". Из отраслевой системы в "1С:ERP для Беларуси" передается информация о поступлениях, реализации, перемещении товаров между аптеками. На основе этих данных в "1С:ERP для Беларуси" ведется суммовой учет операций торговых точек для  расчета розничных налогов, что помогает оперативно планировать и контролировать работу удаленных аптек.
• Автоматизировано формирование товарно-транспортных накладных, включая заполнение полей примечаний информацией о ценах РОЦ, наценках, предоставленных клиенту скидках.
• Автоматизирован кадровый учет и расчет зарплаты сотрудникам, в т.ч. формирование печатных форм приказов, расчет сдельной зарплаты по данным производства, сумм оплаты остатков отпусков и премий по заказ-нарядам.
• Реализован автоматический обмен данными о платежах с системой Клиент-банк и данными о входящих и исходящих электронных счетах фактурах с национальным Порталом электронных счетов-фактур по НДС. Это исключило необходимость вручную дублировать на портале информацию для предоставления данных по НДС.

Рысенко Александр Валерьевич, коммерческий директор ООО "НПК Биотест", отмечает: "Единая комплексная система "1С:ERP для Беларуси" позволила более эффективно управлять рабочим временем сотрудников, усовершенствовала нашу работу по таким направлениям как бухгалтерский учет, учет производства начиная от закупки и поступления сырья и заканчивая выпуском готовой продукции. Заказы обрабатываются и выполняются на 10% быстрее. Мы получаем детальную информацию о реализации по всем каналам сбыта. Все операции отражаются в одной системе в онлайн режиме, что дает возможность сквозного контроля и мониторинга на всех стадиях выпуска, и в целом позволяет управлять всеми процессами в нашей компании на качественно новом уровне".