АLP Group перевела архитектурное бюро UNK Project на новый уровень организации и обслуживания ИТ

Компании сотрудничали с 2013 года по схеме классического ИТ-аутсорсинга. Но в 2017 году, с началом новых масштабных проектов UNK Project для таких клиентов, как «Росатом» и «Сколково» — требования заказчика к ИТ-поддержке и к самой информационной системе существенно выросли. Переход на новый уровень ИТ-обслуживания стал результатом трёх нововведений.

Управление на основе объективных данных, новые компетенции и модель обслуживания

Радикальное изменение номер один было связано с подключением ИС UNK Project к первому в России экспертному сервису централизованного мониторинга и контроля здоровья ИТ – (СЦМК) «Аргус». Этот сервис, разработанный и предоставляемый ALP Group, помогает предотвращать порядка 80% инцидентов в ИТ-инфраструктуре компании-заказчика. И в 3-10 раз быстрее решить оставшиеся 20% ИТ-инцидентов, которые, все же, произошли. Важно и то, что за счет точной диагностики ИТ-инцидентов и выбора максимально эффективного варианта их устранения, процент выпадения из SLA при решении ИТ-проблем становится минимальным.

В UNK Project СЦМК начал отслеживать состояние ИТ-инфраструктуры в режиме онлайн, уделяя особое внимание производительности специализированных ИТ-сервисов (хранение и обмен файлами с организациями-заказчиками архитектурного бюро, Revit и др.), а также оптимизации распределения места на дисках. Кроме того, проектная команда ALP Group посоветовала заказчику вынести в облако один из серверов, на котором работает специализированное ПО, чтобы не перегружать имеющуюся инфраструктуру и постоянно следить за потреблением ресурсов этими программами. При этом ALP Group отвечает за онлайн-аналитику потребления мощностей в облаке и за своевременное добавление их «по клику мыши» (без частой в таких случаях переплаты в 2-3 раза). Анализ и оптимизация использования ресурсов происходят с помощью специализированного ИТ-сервиса, работающего на платформе СЦМК.

Вторым принципиальным изменением стал переход от классической к сервисно-ориентированной модели ИТ-обслуживания. Помимо вышеперечисленных преимуществ, это позволило, сохранив цену за услуги на приемлемом для заказчика уровне, полностью «закрыть» выросшую потребность в качестве ИТ-обслуживания и повысить уровень экспертизы проектной команды.

Толчком для перехода на новую модель послужила аналитика, выполненная с помощью СЦМК и показавшая опасный рост нагрузки на оборудование, коррелирующий с запросами новых масштабных проектов архитектурного бюро. Эти выводы подтверждало и увеличение числа заявок на ИТ-обслуживание в системе Service Desk ALP Group.

Сервисная компания рекомендовала заказчику сфокусировать проект на достижении четырех основных результатов. Нужно было нарастить скорость реагирования и решения ИТ-инцидентов; ввести постоянный анализ потребления ИТ-ресурсов в системе и прогнозирование потребности в них; повысить доступность системы; сделать ИТ-поддержку более адаптивной.

Из-за возросшей зависимости архитектурного бюро от ИТ, реакция на ИТ-инциденты и проблемы должна была стать на 30% быстрее, чем в среднем по рынку (любая вынужденная остановка в работе квалифицированных архитекторов и дизайнеров обходится бизнесу крайне дорого). А проактивное управление ресурсами должно было спасти компанию-заказчика от резкого и скачкообразного нарастания общего объема чертежей и 3D-моделей. А также от риска внезапной нехватки места для их хранения. Приток новых клиентов в бюро, усложнение и рост масштаба проектов вполне могли к этому привести. Кроме того, система должна была быть всегда доступна – в том числе и из-за большого объема рендеринга (отрисовки проектов машинами).

Рендеринг, заказанный в любой день, должен завершаться к утру следующего дня. Другое время заказчику не подходило – слишком много проектов шло параллельно. Любые простои из-за несвоевременного завершения рендеринга или нестыковок других бизнес-процессов и ИТ были неприемлемы. И, наконец, клиенты архитектурного бюро всегда могли изменить требования к ПО, на котором идет моделирование и проектирование. То есть, архитекторам было важно максимально оперативно вносить изменения в ИС.

В-третьих, была переформатирована работающая c заказчиком команда. В нее вошли сотрудники службы техподдержки, постоянно имеющие дело со специализированным ПО для архитектурных бюро и студий (AutoCAD, Revit) и умеющие предотвращать падение его производительности с помощью проработанных оригинальных методик и набора ИТ-инструментов.

Ключевые результаты

Ускоренное решение ИТ-инцидентов. Работа СЦМК «Аргус» и введение экспертов в команду обслуживания ИС компании-заказчика позволили сократить время реакции на ИТ-инциденты в восемь раз (с 2 часов до 15 минут), а время решения в четыре раза (с 4 часов до 1 часа).

Закрытие ИТ-проблем до начала негативного влияния на бизнес. Более 80% ИТ-инцидентов и проблем стали решаться заблаговременно – еще на стадии возникновения. Частично из-за проактивного обнаружения, частично из-за максимально точного присваивания им приоритета (то и другое с помощью СЦМК «Аргус»). Тогда как в сервисной модели проблемы и инциденты решались в общем потоке не с такой точностью и могли перерасти в проблему (цепочку инцидентов, порожденную скрытыми причинами). До минимума снизились сбои и простои по вине ИТ.

Оперативное планирование ресурсов. Когда в бюро приходит новый заказчик, у него обычно есть собственные требования к обмену данными (к форматам данных, графику обмена, протоколам «вытягивания» данных, к информационной безопасности). Теперь это не проблема, т.к. ALP Group оперативно предоставляет специально настроенные файловые сервисы, которые все это учитывают. Более того, с помощью сервиса автоматизированного анализа и сайзинга ресурсов (на базе все того же СЦМК) команда ИТ-компании тут же планирует расширение места под проекты с учетом предполагаемого графика и характера работ. Это спасает клиента от перерасхода средств на оборудование.

Ускоренное решение рутинных задач. Подготовка рабочего места для новых сотрудников стала занимать не 2-3 дня, а всего один. Теперь в день на работу в бюро может выходить по 3 новых сотрудника. И под каждого специалиста готово абсолютно все – от ПО до оборудования.

«Комплекс мер, предложенный и реализованный нашим ИТ-партнером позволил нам существенно улучшить качество и потребительские характеристики информационной системы сразу по многим важным параметрам. При этом мы сэкономили 30% ИТ-бюджета, что стало для нас неожиданностью. Это стало возможным за счет автоматизации ИТ-процессов у исполнителя, а также наличия специальных, высокоэффективных инструментов (СЦМК «Аргус»). И за счет высокой доли роботизации услуг ИТ-компании», — говорит Наталья Якушева, административный директор UNK Project.

«Сегодня, когда задачи бизнеса и архитектура информационных систем так быстро меняются, нельзя работать по-старому. Это тупик и для аутсорсинговой ИТ-компании, и для её клиентов. Чтобы решать все разноплановые ИТ-задачи (развитие и внедрение новых сервисов, управление ИТ-проектами, рост качества текущего ИТ-обслуживания, усиление поддержки во время крупных проектов и др.) на уровне требований сегодняшнего и завтрашнего дня, сервисной компании нужно формировать у заказчика картину будущего, расширять и углублять автоматизацию. Ну и, конечно, положить в основу всех процессов анализ объективных данных. Тогда компания может все время контролировать, что она хотела сделать и что сделала. И демонстрировать это заказчику. В этом случае заказчик обретает уверенность в своей ИС и, опираясь на нее, может гораздо спокойнее и масштабнее развивать свой бизнес», — подводит итог Дмитрий Бессольцев, директор департамента ИТ-аутсорсинга ALP Group.