АО «Губернские аптеки» перешли на электронный архив документов

Структурные подразделения компании «Губернские аптеки» расположены по всему Красноярскому краю и в Республике Хакасия. Это круглосуточные аптеки, небольшие аптечные пункты, ветеринарные аптеки, салоны оптики и ортопедии - всего их около 360.

Такая крупная компания принимает очень большой поток входящей первичной документации. В центральный офис часто поступают запросы по их предоставлению. Находить документы вручную и сканировать – очень трудоемкий процесс, поэтому в компании давно задались вопросом внедрения электронного архива.

После поиска в интернете выбор остановили на программе «Скан-Архив», разработке компании «ГЭНДАЛЬФ». Среди других предложений на рынке «Скан-Архив» подошел по техническим характеристикам и стоимости. Программа распознает документы по реквизитам и специальным штрих-кодам и прикрепляет отсканированные копии к карточкам в базе «1С». Благодаря этому сканы любых документов можно находить прямо в базе и выгружать в один клик. Оперативный сбор документов позволяет снизить риск получения штрафов при своевременном ответе на запросы.

С внедрением «Скан-Архива» в компании приступили к оцифровке бумажных документов. В электронный архив переведена уже большая часть бумажных документов.

Новая программа упростила работу структурных подразделений аптечной сети. Раньше им приходилось вести документацию в трех экземплярах, а теперь аптеки передают только один экземпляр бумажных документов в центральный офис, где их сканируют и загружают в «Скан-Архив». Это позволит освободить помещения, которые временно использовали для хранения документации.

- Основные преимущества внедренной программы: автоматическое распознавание документов, загруженных в «Скан-Архив», и автоматическая выгрузка первичных документов в рамках заключенного договора с формированием описи. До внедрения электронного архива приходилось заходить в каждый документ в «1С», чтобы выгрузить прикрепленный к нему файл. К тому же, при загрузке в электронный архив мы помечаем все сканы, которые оформлены ненадлежащим образом. Так мы можем контролировать исправление документов. - рассказывает начальник отдела документационного обеспечения управления АО «Губернские аптеки» Ольга Гапоненко.