Campina оптимизирует процесс согласования договоров на базе обновленной платформы Docsvision

FrieslandCampina — международная компания по производству молочных продуктов и новейших ингредиентов для пищевой и фармацевтической промышленности. С 2014 года FrieslandCampina в России использует для работы с договорной документацией и доверенностями систему электронного документооборота (СЭД) на базе платформы Docsvision. В марте 2021 года компания «Диджитал Дизайн», один их 20 ведущих интеграторов России, завершила работы по обновлению системы и доработке ее функциональности.

В первую очередь для увеличения производительности системы было произведено ее обновление до версии платформы Docsvision 5.5, а самые масштабные изменения затронули процесс согласования договорной документации в части определения маршрута и способа хранения шаблонов. Теперь в системе хранится более 100 шаблонов договоров. На основе выбранного типа договора и заполненной карточки система добавляет шаблон документа и определяет маршрут согласования. Таким образом решение было переведено с варианта использования вендорского конструктора согласования Docsvision на новый фреймворк определения необходимого маршрута. При этом решение использует динамически меняющийся маршрут, позволяющий быстро согласовывать документы, по которым у экспертов не возникло вопросов, в то время как договоры, требующие доработок, рассматривает более широкий круг экспертов.

Для удобства пользователей дополнительно был внедрен сервис почтовых уведомлений, позволяющий выполнять задания по рассмотрению договорных документов непосредственно из электронной почты. Информационное письмо содержит все нужные данные о задании и файлы для ознакомления, и исполнителю теперь не нужно переходить в СЭД для выполнения операции. Также была настроена структура папок хранения, а их содержимое отображается в соответствии с ролью пользователя.

За счет обновления системы, нового подхода к работе с шаблонами документов и автоматического определения маршрута согласования удалось повысить операционную эффективность процесса запуска договора с учетом его вариативности. Также была повышена производительность и улучшена эргономика системы, создана техническая база для ее дальнейшего развития.

Комментарий Алексея Павлова, руководителя проектов по автоматизации бизнес-процессов:

«Проект по модернизации СЭД начался осенью 2020-го года и стал одним из первых проектов, который был полностью реализован в дистанционном формате: от пресейла до сдачи в эксплуатацию. Благодаря высокому уровню организации работы ИТ-сервисов компании и профессионализму рабочей команды FrieslandCampina нам удалось организовать этот процесс крайне эффективно».