Сочинский государственный университет вдвое быстрее рассчитывает зарплату для 800 сотрудников и стипендии для 1200 студентов с помощью "1С:Предприятие 8"

ФГБОУ ВО "Сочинский государственный университет" (СГУ) основан в 1989 году. Сегодня – это многопрофильный университет, который осуществляет образовательную деятельность по широкому спектру направлений: гостиничный и ресторанный бизнес, туризм и курортное дело, экономика и управление, транспортные средства, строительство и архитектура, культура и искусство, ландшафтный дизайн и др. В структуру учреждения входят 5 факультетов, университетский экономико-технологический колледж, учебно-тренинговые центры, центр дополнительного профессионального образования, аспирантура и докторантура, научно-исследовательский центр и различные сопутствующие подразделения.

В университете работает 800 человек – профессоры, преподаватели, научные работники, инженерно-технический, административно-хозяйственный, производственный и учебно-вспомогательный персонал. Ежемесячно оформляется более тысячи кадровых документов. Заработную плату сотрудникам необходимо рассчитывать с учетом различных критериев – совмещений, замещений, источников финансирования, и т.п.

Ежегодно в ФГБОУ ВО СГУ на бюджетных отделениях обучается около 1200 студентов. Для них необходимо своевременно рассчитывать академические стипендии и другие выплаты (социальные стипендии, доплаты аспирантам, президентские стипендии и т.п.). Еще около 1800 человек учатся в университете и колледже на платной основе, поэтому вузу необходимо четко контролировать предоставление платных услуг, а также своевременное поступление оплат от учащихся.

Еще одна задача, стоящая перед руководством вуза, – регулярное предоставление отчетов о начислении заработной платы и стипендий, движении кадров и контингента учащихся в федеральный сервис АСУ ПФХД ("Автоматизированная система управления планами финансово-хозяйственной деятельности" образовательных организаций высшего образования, подведомственных Министерству образования и науки Российской Федерации).

Ранее для регламентированного и кадрового учета, а также расчета заработной платы в университете использовалась разные информационные системы. На оформление кадровых приказов и расчет зарплаты уходило много времени, возникала путаница при сдаче отчетности в контролирующие органы. Отчеты для Минобрнауки приходилось составлять вручную в электронных таблицах. Данные о студентах в деканатах, приемной комиссии и расчетном отделе не были синхронизированы. На подготовку отчетов по дебиторской задолженности для руководства тратилось несколько рабочих дней.

Руководство ФГБОУ ВО СГУ приняло решение о переходе на новую информационную систему, которая помогла бы упростить ведение кадрового учета, ускорить начисление зарплат и стипендий, усилить контроль за расчетами с обучающимся на платной основе, организовать оперативное предоставление данных в федеральный сервис АСУ ПФХД.

Для решения поставленных задач были выбраны системы "1С:Зарплата и кадры государственного  учреждения 8" и "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8". Партнером по внедрению стала Компания "Альфа-Софт" (г. Сочи).

За 2 месяца система была развернута на 20 рабочих местах – в бухгалтерии, кадровой службы и планового отдела университета.

Ключевые итоги проекта:

• Организован оперативный расчет заработной платы, отпусков и больничных для различных категорий сотрудников. Все начисления выполняются в системе автоматически с учетом различных критериев – фактически отработанного времени, тарифов, совмещений, замещений, а также источников финансирования (субсидии на выполнение госзадания, гранты на науку и другие внебюджетные источники). Кроме того, автоматизирован расчет стипендий для студентов различных категорий – магистров, бакалавров, специалистов, аспирантов, детей-сирот. Для студентов, получающих материальную помощь, реализовано автоматическое удержание НДФЛ. Скорость расчета зарплаты и стипендий выросла вдвое.
• Выполнена интеграция системы с программами, использующимися в университете для учета контингента, а также управления работой приемной комиссии и деканата.  Вся информация о студентах оперативно выгружается из этих программ в информационные базы 1С. Это исключило необходимость многократного дублирования данных в разные системы. Существенно сократилось время обработки первичных документов (приказов) на поступление, перемещение и отчисление студентов.
• Появилась возможность выполнять оперативный мониторинг и анализ численности работников и студентов вуза, формировать детализированные отчеты о начислениях и выплатах сотрудникам и студентам. Отчет по категориям персонала составляется теперь автоматически на основании штатного расписания, что позволило формировать отчетность с различными группировками и с расшифровкой данных до конкретного сотрудника. В результате ежеквартальные отчеты для Министерства образования и науки теперь формируются и выверяются за один день. Обеспечено оперативное предоставление данных о расчете зарплаты, стипендий,  движению кадров и контингента учащихся в федеральный сервис АСУ ПФХД.
• Усилен контроль расчетов со студентами. Появилась возможность формировать детализированную отчетность о взаиморасчетах – по курсам обучения, специальностям, факультетам, группам и т.д. Реализована ежегодная индексация оплаты за обучение с сохранением истории. Автоматизирована работа с должниками. Появилась возможность более оперативно выявлять неплательщиков и передавать данные в юридический отдел. В итоге дебиторская задолженность по расчетам за обучение сократилась на 30%.
• Настроено разграничение прав доступа сотрудников к системе, что обеспечивает надежную защиту персональных данных работников.
• Пользователи работают с системой через тонкий клиент: база данных установлена на сервере СГУ, а пользователи подключаются к ней удаленно со своих компьютеров. При этом основная вычислительная нагрузка ложится на сервер. Это позволило всем пользователям подразделений задействовать маломощные компьютеры и избежать затрат на модернизацию материально-технической базы.
• Создана горячая линия технической и методологической поддержки пользователей – сотрудники учреждения оперативно получают необходимую помощь в работе с системой от специалистов Компании "Альфа-Софт".

Руководство ГОУ ВПО СГУ в городе Сочи высоко оценило результаты выполненного проекта. В 2017 году планируется подключить к системе филиал ГОУ ВПО СГУ в Анапе, увеличить количество автоматизированных рабочих мест до 40.