Электронный документооборот: зачем, кому, как

Одна из составляющих данной цифровизации – электронный документооборот, введение которого значительно ускоряет и упрощает бизнес-процессы и снижает издержки.

О том, почему ЭДО сегодня необходим и как не ошибиться с его выбором рассказал Александр Тупицын, технический директор ООО «Такском».

ЭДО: что он даёт?

С ЭДО обмен документами между контрагентами, а также между коммерческими организациями и контролирующими госучреждениями становятся мгновенными.

Основное предназначение и цель внедрения ЭДО в организации – полный или частичный отказ от бумажных форматов документов и переход к работе с электронными форматами этих же документов.

Среди прямых выгод можно назвать:

• сокращение расходов на печать, отправку/пересылку и хранение бумажных документов;
• быстрая и гарантированная передача электронных документов;
• повышение скорости согласования документов;
• снижение количества ошибок, связанных с обработкой документов;
• ускорение заключения и проведения сделок и, как следствие, уменьшение финансового цикла сделок;
• полный контроль статусов документов, действий участников документооборота и бизнес-процессов;
• создание единой базы электронных документов организации;
• быстрый поиск электронных документов;
• автоматическое формирование архива электронных документов;
• исключение утери документов и другие положительные эффекты.

Среди косвенных выгод можно назвать:

• сокращение административной нагрузки на организации, например, в части автоматизации мероприятий контроля госорганами;
• снижение рисков получения штрафов и пеней от ФНС ввиду своевременной доставки и получения электронных документов;
• получение доступа к финансированию за счёт повышения прозрачности бизнес-процессов.

Как выбрать правильную систему ЭДО?

Для начала, нужно понимать, что ЭДО обязателен в следующих случаях:

• вы работаете с товарами, подлежащими обязательной маркировке;
• вы работаете с импортными прослеживаемыми товарами;
• вы работаете с маркетплейсами;
• вы участвуете в закупках и аукционах на электронных торговых площадках.

В зависимости от того, с кем вы хотите обмениваться документами по интернету, выделяются следующие три вида ЭДО:

1. внутренний или внутрикорпоративный ЭДО – обеспечивает обмен документами между сотрудниками одной организации;
2. внешний ЭДО или B2B ЭДО – обеспечивает обмен юридически значимыми документами между организациями;
3. ЭДО с государственными органами или B2G ЭДО – обеспечивает обмен документами между организациями и государственными службами, к примеру, сдача налоговой и бухгалтерской отчётности в ФНС.

А из чего выбирать?

Выделяют несколько стандартных классов программного обеспечения (ПО) для работы с ЭДО:

• ПО, устанавливаемое на компьютер пользователя (десктоп-решение)
• Web-сервис для работы с ЭДО через браузер
• Мобильное приложение для смартфона или планшета
• Готовые модули для учётных систем, например, для 1С
• API – интеграция ЭДО в уже существующие учётные системы и другое ПО

Десктоп-решения – используют по двум причинам: изначально применялось такое ПО, а затем была сделана его доработка под ЭДО. Требования службы безопасности хранить документы на стороне пользователя.

Web-сервис и мобильное приложение – являются самыми удобными в части быстрого начала работы и мобильности – оплатил тариф, получил доступ к сервису и можно работать.

Готовые модули для учётных систем – позволяют удобно работать в уже используемой организацией учётной системе.

Интеграции посредством API – «дружат» друг с другом имеющуюся учётную систему и сервис ЭДО.

Как внедрять систему электронного оборота на предприятии?

Если вы собираетесь или вынуждены перейти с бумажного документообмена на электронный, то вам предстоят следующие этапы:

1. Первичный анализ и формирование рабочей группы

• Определение оптимального решения по ЭДО с точки зрения существующих бизнес-процессов компании-заказчика и её IT-инфраструктуры.

2. Оценка текущих бизнес-процессов на предмет возможных изменений

• Аудит процессов в организации.
• Оценка рисков перевода документации в электронный вид.

3. Дополнение регламентов компании

• Составление технического задания и создание нормативной базы внутри компании.
• Внесение дополнений в учётную политику в части использования электронных документов и электронных подписей (ЭП).
• Определение лиц с правом подписи и обеспечение их ЭП.

4. Проведение пилотного проекта

• Тестирование для оценки произведённых изменений и отладки внедрённых решений на некоторой группе участников.

5. Тиражирование проекта

• Старт поэтапного вовлечения сотрудников к переходу на ЭДО. Составление вспомогательных памяток, рассылка информационных писем и материалов. Проведение обучения.

Программным обеспечением для электронного оборота от компании «Такском» пользуются, например «Аэрофлот», Новолипецкий металлургический комбинат, «Фаберлик». Одна из недавних работ «Такскома» – внедрение ЭДО для «Авито». У этой компании около 200 тысяч контрагентов – юрлиц и индивидуальных предпринимателей. Чтобы им было удобно вести документообмен с «Авито», мы с заказчиком остановились на простом и функциональном web-сервисе «Такском-Файлер».