Как «Квадро РКЦ» упорядочил ведение учета

Предприятие ведет учет по 20 000 лицевых счетов. Рассчитывает коммунальные услуги для населения и юридических лиц, принимает платежи граждан за оказание услуг по управлению многоквартирными домами.

Раньше в «Квадро РКЦ» использовали различные базы на платформе «1С:Предприятие», ред. 1.6. Но руководство организации поставило цель – привести весь учет к единообразию, облегчить механизмы получения и обработки информации. Систематизировать управленческую отчетность.

Помимо решения базовых задач, хотели:

• ввести общие стандарты расчета начислений коммунальных услуг и выдаваемых квитанций;
• структурировать информационную базу: удалить задвоенные данные и убрать ошибки с контрагентами;
• увеличить скорость обработки входящей информации;
• обеспечить актуальный функционал для ведения бухгалтерского учета;
• реализовать возможность выгрузки данных в различные системы: ГИС ЖКХ, Реформа ЖКХ, МУСЗН;
• наладить сдачу специфической отчетности: по форме 22-ЖКХ (сводная), статистической отчетности по ЖКХ;
• получить возможность отправки платежных документов в электронном виде.

За помощью в актуализации текущих информационных баз обратились в компанию «ГЭНДАЛЬФ», в ходе переговоров распланировали внедрение и дальнейшее сопровождение.

Что было сделано:

• выбрана программа «Айлант:Управление ЖКХ»;
• выработана стратегия поэтапного переноса данных;
• проведен аудит правильности ведения учета и все базы унифицированы, переведены на редакцию 3.1;
• разработан набор дополнительных обработок для формирования первичной документации;
• настроены выгрузки в различные учетные системы;
• проведено обучение персонала;
• а далее созданы обработки: по переносу остатков и взаиморасчетов, по переносу справочной информации внутри одной базы, но в разрезе разных организаций.

В результате «Квадро РКЦ» получил действенные системы учета.

Все базы идентичны, с одинаковыми механизмами работы. Справочники стали максимально удобными и упорядоченными, что помогло в их применении новым сотрудникам. А отчетные формы теперь в актуальном состоянии.

Были разделены коммунальный и бухгалтерский учет. Это помогло четко определить зоны ответственности пользователей: они видят в базе только ту информацию, которая нужна им в работе.

Расчет домов по услугам происходит единовременно, что сократило время его формирования.

Весь бухгалтерский учет соответствует стандартам. Кроме того, бухучет стал в полной мере прозрачным для директоров и управляющих. А благодаря прозрачности управленческой отчетности компания смогла проанализировать свои расходы и найти узкие места.

Появились новые возможности, среди которых использование ККМ, отправка чеков и квитанций в электронном виде.

Рассказывает Нестерова Надежда Петровна, заместитель директора ООО «Квадро РКЦ»: «Нашим сотрудникам новая система учета предоставила ряд преимуществ. Им больше не нужно использовать различные программы. Снизилось время на загрузку и обработку данных, что позволило им оптимизировать свои ресурсы. Сократилось время на составление ими ежемесячных отчетов руководству. Уменьшились трудозатраты на предоставление информации в различные организации: ГИС ЖКХ, Реформа ЖКХ, МУСЗН. Вся отчетность теперь формируется и предоставляется в кратчайшие сроки».